Światowa pandemia koronawirusa SARS-CoV-2 spowodowała, że wiele firm w trosce o zdrowie klientów i pracowników zdecydowało się wdrożyć system zdalnej pracy. To z kolei rodzi wiele pytań natury organizacyjnej. Kłopoty z komunikacją można rozwiązać, wykorzystując wirtualną centralę telefoniczną.
Organizacja pracy zdalnej – wyzwania
Wiele firm utrzymuje stały kontakt z klientami nie tylko za pomocą wysyłanych systematycznie newsletterów, ale również telefonicznie. Praca działów call center oprócz sprzedaży najczęściej sprowadza się do udzielania klientom telefonicznych porad, odpowiadania na ich pytania dotyczące produktów lub usług czy też rozwiązywania problemów technicznych. Tę pracę wykonywać można praktycznie wszędzie – wystarczy tylko dostęp do telefonu.
Współcześnie standardem jest, że wszystkie połączenia telefoniczne są przez firmy nagrywane. Dla podejmowania decyzji biznesowych kluczowy jest także dostęp do statystyk, czy złożonych zamówień. W obecnej sytuacji zagrożenia zarażeniem się koronawirusem przedsiębiorcy rozważający wdrożenie pracy zdalnej mogą zastanawiać się, jak utrzymać telefoniczną komunikację z klientami bez narażania personelu i zbędnych kosztów. Z pomocą przychodzi wirtualna centrala telefoniczna, która jest odpowiedzią na te wyzwania.
Czym jest i jak działa wirtualna centrala telefoniczna?
Wirtualna centrala telefoniczna to rozwiązanie opracowane z myślą zarówno o małych, jak i średniej wielkości firmach. Technologia VoIP w pełni zastępuje tradycyjne call center. W jej ramach każdy użytkownik w dalszym ciągu korzysta z wewnętrznego numeru służbowego, który został mu przydzielony, gdyż możliwe jest przekierowanie wszystkich połączeń przychodzących na dowolny numer, który może być hostowany na telefonie lub komputerze. Wirtualna centrala telefoniczna oferuje także:
- IVR (menu głosowe) – to opcja automatycznego łączenia osób dzwoniących z właściwymi pracownikami; łączenie następuje według zidentyfikowanego przez użytkownika schematu,
- ACD (kolejkowanie) – osoba dzwoniąca może oczekiwać na linii, gdy wszyscy konsultanci prowadzą rozmowy;
- Wideokonferencja – połączenie do 100 użytkowników bezpośrednio z przeglądarki. Wideokonferencja pozwala, bez wdrażania skomplikowanych systemów, na ustanowienie komunikacji na żywo w dowolnym miejscu na świecie. Wideokonferencje z obsługą przeglądarki, to idealne rozwiązanie do korzystania w przeglądarce lub bezpośrednio na smartfonie z zainstalowaną aplikacją.
- Automatyczne odtwarzanie powitania – jak pokazują liczne badania, to rozwiązanie skutecznie skłania klienta do pozostania na linii, gdy wszyscy konsultanci są zajęci.
Aby rozmawiać z klientami, wystarczy tylko dostęp do komputera z internetem. Dzięki zastosowaniu wirtualnej centrali telefonicznej i możliwości przeniesienia numeru (lub podłączenia linii zewnętrznej) nie ma też konieczności zmiany numerów telefonów – klienci w dalszym ciągu będą mogli korzystać z dotychczasowych.
Wyposażona w rozbudowane funkcje wirtualna centrala telefoniczna z powodzeniem spełnia wszystkie wymogi stawiane nowoczesnym call center. Firma Zadarma, która oferuje wirtualną centralę telefoniczną, udostępnia klientom również inne rozwiązania. Dzięki nim możliwe jest stworzenie efektywnego kosztowo call center.
Wirtualna centrala telefoniczna – metoda na pracę zdalną
W wielu firmach można spotkać tradycyjne prywatne centrale telefoniczne. Ich budowa wiąże się jednak z koniecznością zakupu sprzętu i okablowania biura. Dla przedsiębiorcy oznacza to nie tylko wyższe koszty, ale również mniejszą elastyczność – w razie konieczności zorganizowanie pracy zdalnej wymaga sięgnięcia po inne rozwiązania. Jak temu zapobiec? Wybierając wirtualną centralę telefoniczną oferowaną przez Zadarma.
Możliwości, jakie daje VoIP, to odpowiedź na potrzeby współcześnie działających firm. Wirtualną centralę można stworzyć w zaledwie kilka minut, bez przeciągania kabli przez wszystkie pomieszczenia należące do przedsiębiorstwa. Dodatkowo wirtualne środowisko pracy oznacza brak przywiązania do jednego miejsca – pracownicy mogą wykonywać swoje zadania w dowolnym miejscu, również z domu.
System ZCRM zintegrowany z telefonią VoIP
Sama wirtualna centrala telefoniczna to zazwyczaj za mało, aby profesjonalnie obsłużyć klienta. Z tego względu w firmach powszechnie korzysta się z systemów CRM, czyli systemów zarządzania relacjami z klientami. Służą one do gromadzenia i szybkiego odnajdywania informacji, np. o kontaktach z klientem czy złożonych przez niego zamówieniach. Wybierając wirtualną centralę telefoniczną, warto zadbać, aby była ona zintegrowana z systemem CRM.
Jednym z systemów CRM, na który mogą zdecydować się klienci Zadarma, jest system ZCRM – to wielofunkcyjny system zarządzania relacjami z klientami. Wśród innych tego typu rozwiązań wyróżnia się on tym, że jest darmowy, prosty w konfiguracji i zintegrowany z centralą PBX Zadarma oraz telefonią VoIP. System ZRCM jest prosty w obsłudze, a wykonywanie połączeń przy jego wykorzystaniu sprowadza się do jednego kliknięcia. Dzięki temu, że jednocześnie może z niego korzystać ponad 50 użytkowników, jest to potężne narzędzie, które wspiera konsultantów call center i innych pracowników w codziennej pracy.
Dlaczego warto zainwestować w wirtualną centralę telefoniczną?
Epidemia koronawirusa z dnia na dzień sparaliżowała funkcjonowanie wielu firm. Te przedsiębiorstwa, które szybko zareagowały na kryzys, mają największą szansę, aby utrzymać się na rynku i zwiększyć swoją konkurencyjność. Zły stan gospodarki nie jest jednak jedynym powodem, dla którego warto rozważyć wykorzystanie wirtualnej centrali telefonicznej. To także sposób, aby zminimalizować koszty pracy firmy – pracownicy mogą bez uszczerbku dla firmowego wizerunku wykonywać swoje obowiązki również poza biurem. Wyeliminowanie konieczności wynajmowania biura to dla przedsiębiorcy oszczędności liczone w tysiącach złotych miesięcznie.
Specjaliści od HR zwracają uwagę, że osoby poszukujące pracy coraz częściej zwracają uwagę na to, czy pracodawca proponuje elastyczne godziny pracy. Wirtualna centrala telefoniczna, która umożliwia pracę również poza biurem, może być sposobem na przyciągnięcie do firmy specjalistów, którym z pewnych względów zależy na pracy zdalnej. To, w połączeniu z pozostałymi korzyściami płynącymi z wyboru telefonii VoIP, pozwala szybko i niskimi nakładami stworzyć profesjonalne call center.
